Allgemein Digitalisierung Personalcontrolling

Kosten-Nutzen der Digitalisierung im HR-Bereich

Return on Investement als Schlüsselfaktor bei der Digitalisierung im HR Bereich

Trotz des Hypes zur Digitalisierung hinkt die Administration und insbesondere der Personalbereich dem modernen Kundenauftritt oft hinterher. Doch worin liegt der Nutzen neuer Technik? Lohnen sich die nötigen Investitionen tatsächlich auch für KMU? Dieser Beitrag zeigt ein paar relevante Kosten-Nutzen-Faktoren dazu auf.

Kosten-Nutzen der Digitalisierung im HR-Bereich

Viele Unternehmen haben in den letzten Jahren ihren Auftritt, die Kundenkommunikation und alles, was sonst produktbezogen oder nach außen sichtbar ist stark modernisiert und jüngst auch in neue digitale Geschäftsmodelle investiert. Nun rückt verstärkt die Administration und somit auch der HR-Bereich in den Investitionsfokus. Einst wurde der Begriff Digitalisierung als Bezeichnung für den technischen Vorgang, bei dem physische Informationen in digitale Daten umgewandelt werden, verwendet. Heute bezeichnet der Begriff im Wesentlichen die Verbesserung von Prozessen durch die Einbeziehung digitaler Technologien.

Ist das was für KMU? Worin liegt nun der Nutzen der Digitalisierung im HR-Bereich für KMU?

Um die Frage zu beantworten, ob sich Maßnahmen zur Digitalisierung im HR-Bereich in KMU über gängige Lohnverrechnungssysteme und MS Office Programme hinaus tatsächlich lohnen, gilt es den Nutzen aus betriebswirtschaftlicher Sicht (Effizienz) und pragmatischer Sicht (Effektivität) zu betrachten.

Beispiel digitale Personalakte

Ziehen wir die digitale Verwaltung von Personalakten als Beispiel heran. Die Personaladministration beschäftigt verschiedene Bereiche des Unternehmens bis hin zu externen Dienstleistern, u.a.:

  • die Informationstechnik, die neuen Mitarbeitern die gesamte IT-Infrastruktur zur Verfügung stellt,
  • das Gebäudemanagement, welches Schlüssel, Zugangskarten und Ausstattung bereitstellt,
  • die Lohnverrechnung, die sämtliche persönliche Daten für eine rechtskonforme Anmeldung und Entlohnung zu erfassen hat.

Weiters involviert ist die zuständige Führungskraft und sofern vorhanden, der Personalist, die für ein professionelles Onboarding und die weitere Entwicklung eines Mitarbeiters entlang des sogenannten Mitarbeiter-Lebenszyklus sorgen. Alle arbeiten sie an komplett unterschiedlichen Themeninseln, sollen aber dennoch entlang desselben Prozesses kommunizieren.

Eine digitale Personalakte funktioniert genauso wie jede altbewährte, die Effizienzsteigerung ist bereits ab 100 Mitarbeitern nennenswert: Wird ein neuer Mitarbeiter eingestellt, beginnt in vielen Unternehmen noch traditionell, aus oben genanntem Grund, die Emailflut – schließlich wollen alle der oben genannten Bereiche informiert sein, um die jeweiligen Aufgaben zu erfüllen. Durch geeignete Softwarelösungen können hier Abläufe geschaffen werden, die immer nur diejenigen Personen entlang der Hire-to-Retire Prozesskette mit Informationen versorgen, die es gerade betrifft. Und das nur dann, wenn es auch tatsächlich einen Handlungsbedarf gibt, z.B. wenn der EDV Verantwortliche, bezüglich IT-Infrastruktur aktiv werden soll.

Der betriebswirtschaftliche Nutzen / Effizienzsteigerung

Die Einführungskosten für eine digitale Lösung lassen sich folgendermaßen unterteilen:

  • Softwarekosten
  • ressourcenbedingte Vorbereitungs- und Implementierungskosten
  • Scan-Kosten
  • Einschulungskosten

Dem stehen folgende Faktoren gegenüber:

  • sinkende Prozesskosten durch die beträchtliche Zeitersparnis in der Personalabteilung und bei allen anderen Stakeholdern
  • ein reduzierter Papierverbrauch
  • weniger Platzbedarf bzw. Lagerungskosten
  • weniger Fehleranfälligkeit

Erfahrungen aus der Praxis zeigen bei einer Mitarbeiter-Self-Service Variante Zeiteinsparungen von

  • bis zu drei Stunden pro Woche und HR-Mitarbeiter,
  • bis zu zehn Minuten Zeitersparnis pro Dokumentensuche und
  • rund drei Minuten Zeitersparnis pro Abrechnungsfall bei der Lohnverrechnung, sofern diese bereits in einem eigenen System abgewickelt wird.

Einer in 2017 von Böllner B, et al. an der Universität Bamberg durchgeführten Studie zufolge sinkt der Ablagevorgang durchschnittlich um zwei Minuten und ein Drittel der Anwender nennt gar drei Stunden Zeitersparnis, die für wertschöpfendere Tätigkeiten genutzt werden können. Je nach Unternehmensgröße ist zu überlegen, ob ein externer Dienst (Cloud-Lösung) oder eine am eigenen Server installierte Lösung die zweckmäßig bessere Strategie darstellt.

Der pragmatische Nutzen (Zusatznutzen) / Effektivität

Die zeit- und ortsunabhängige Zugriffsmöglichkeit für sämtliche Stakeholder und die beschleunigte Suche tragen zu einem relevanten Anstieg der Stakeholder Motivation und einem personalbezogenen Imagegewinn fürs Unternehmen bei. Je nach Art der digitalen Personalakte kann diese u.a. wie folgt dazu beitragen:

  • Führungskräfte profitieren von der erhöhten Transparenz, da sie auf Knopfdruck relevante Zahlen zur Entscheidungsfindung abrufen oder eine Übersicht über die Personalentwicklungsmaßnahmen ihrer Mitarber erhalten können
  • Mitarbeiter können bei der Self-Service Variante zeitgleich sämtliche Bescheinigungen selbst abrufen und ausdrucken oder Formulare wie Krankmeldungen ausgefüllt hochladen
  • Mitarbeiter der Personalabteilung können sich den Themen widmen, die zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen
  • Die Tatsache, dass im administrativen Bereich genauso zeitgemäß gearbeitet wird, spiegelt sich in der Unternehmenskultur wider – schließlich wirkt sich Mitarbeiterzufriedenheit wesentlich auf die Kundenzufriedenheit aus

Die Datensicherung erfolgt zentral und, sofern sorgfältig überlegte Zugriffsrechte vergeben wurden, wird der die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gewährleistende Datenschutz sichergestellt. Das trägt zur Sicherheit und zur unternehmerischen Effektivität bei: Am Schreibtisch offen liegende Unterlagen, die von unerwarteten Besuchern eingesehen werden können, gehören ebenso der Vergangenheit an wie ‚verschwundene‘ Formulare.

Fazit

Bei der Nutzung einer einfach zu bedienenden digitalen Personalakte sind neben Profitabilität Mitarbeiterzufriedenheit und Rechtssicherheit gewährleistet. Das sind wesentliche Faktoren für den Geschäftserfolg.

Selbstverständlich ist die Einführung einer digitalen Personalakte mit maßgeblichen strategischen Überlegungen und mit einigem an Zeitaufwand verknüpft. Die Optimierung oder Automatisierung anderer Personalbereiche unterliegt ähnlichen Überlegungen. Bei einer Umsetzung im laufenden Betrieb ist es daher sinnvoll, einen produktunabhängigen Experten hinzuzuziehen, der auch das Projekt begleitet und somit eine zusätzliche Ressource darstellt. Wichtig ist auch hier, eine Kosten-Nutzen-Rechnung anzustellen, wobei ein zum Unternehmen passender Unternehmensberater einen tauglichen Beitrag leisten kann. Dieser soll im ersten Schritt eine für das Unternehmen angemessene Lösung erörtern und zur Strategieentwicklung beitragen, bevor es in die zweckdienliche Tool-Auswahl und Umsetzung geht. Mehr dazu finden Sie auch in unserem Blogbeitrag “Zukunftsfokussierte Personalarbeit – auch im Mittelstand!”.

Haben Sie bereits Erfahrungen bei der Einführung einer HR-Software gemacht oder gibt es in Ihrem Unternehmen bestimmte Bedenken zum Thema? Wir, die HRM Experts Group Wien, sammeln immer wieder gerne Erfahrungen zu den jeweiligen Themen, damit wir neue Lösungen entwickeln und mit Ihnen teilen können. Wir freuen uns daher auf Ihre Rückmeldung.

 

Dieser Blogbeitrag wurde verfasst von: Edith Neudhart, functional solutions, www.prozesse-optimieren.at

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