Allgemein Digitalisierung HR Strategie

Zukunftsfokussierte Personalarbeit –
auch im Mittelstand!

Besprechungstisch mit Laptop, Tablet, Unterlagen und zwei Menschen, die auf eine Grafik zeigen

Viele sprechen davon, eher wenige tun es. KMU haben heute in den meisten Fällen eine Personalverantwortliche an Board; diese sollte jetzt die Gunst der Stunde nutzen, um sich einem breiteren inhaltlichen Spektrum und insbesondere der strategischen Personalarbeit zu widmen. Entscheiderinnen mittelständischer Unternehmen meinen oft, nicht „groß genug“ für gestaltende Personalarbeit zu sein und übertragen einer Assistenzkraft die Personalagenden. Viele Personalverantwortliche sind aufgrund der operativen Arbeitslast auch gar nicht in der Lage, sich im gelebten Alltag intensiver mit wertschöpfenden Aspekten der Personalarbeit zu beschäftigen. Schade eigentlich, weil nur damit ein echter Nutzen für den Betrieb zu erzielen ist bzw. aktuellen Anforderungen aus z.B. demografischen Veränderungen begegnet werden kann.

Administrative Verwalter

Viele Jahre hat sich die Personalabteilung um die administrativen und arbeitsrechtlichen Agenden im Unternehmen gekümmert und war damit gut ausgelastet. Auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung, ein wichtiger Aufgabenbereich, musste mitbetreut werden, um die notwendigen Rahmenbedingungen zu schaffen und den Betrieb am Laufen zu halten. Als Personalverantwortliche hatte man viel zu tun, war jedenfalls gut ausgelastet, vielfach auch überlastet, obwohl der echte Mehrwert für das Business – wie zahlreiche Studien belegen – bis dato überschaubar war. Entscheiderinnen hatten den echten Mehrwert „ihrer Personalarbeit“ kaum erkannt und haben vielfach bis heute geringe betriebswirtschaftliche Erwartungen an ihre Personalistinnen. Seit Jahren spricht man schon von der sogenannten „gestaltenden Personalarbeit“; in der unternehmerischen Realität ist sie auf breiterer Ebene bis heute aber noch nicht angekommen. Es fehlt vielfach an zeitlichen Ressourcen, aber auch an Know-how der Personalistinnen und der Bereitschaft der Geschäftsführung ihre Personalverantwortlichen an den Verhandlungstisch bzw. ins Managementboard zu holen.

In die Zukunft geschaut, werden aufwändige administrative Aufgaben ohnedies von digitalen Systemen erledigt werden. Daraus ergibt sich die Chance, Personalistinnen endlich wertschöpfend zum operativen Geschäft beitragen und für Führungskräfte relevante Entscheidungsgrundlagen liefern zu lassen.

Vom Verwalter zum Gestalter

Wo aber liegt die Alternative zur aktuellen Situation, die Entscheiderinnen die Möglichkeit gibt, die wertvolle und kostenintensive Ressource „Personal“ unternehmerisch zu steuern? Was zeichnet ein strategisch ausgerichtetes Personalmanagement im Unternehmen aus? Zuallererst ist es wichtig, das eigene Business in der Tiefe zu analysieren und es in konkrete Anforderungen an die Personalabteilung „zu übersetzen“.

Es gibt auch hier kein „one size fits all“. Vielmehr kommt es auf das Unternehmenskonzept, die angestrebten Unternehmensziele, insbesondere aber auch auf die für das Unternehmen relevanten Personalmärkte an. Daraus ergibt sich, auf welche Aspekte sich das Personalmanagement kurz- und mittelfristig zu konzentrieren hat. Wichtig wäre jedenfalls, den Zusammenhang zwischen den angestrebten Zielen und den sich daraus ableitenden Aufgaben in Bezug auf die personellen Ressourcen herzustellen. Wie das in der Praxis genau aussieht, gestaltet sich in jedem Unternehmen anders, orientiert sich aber an folgenden Schritten:

Abbildung: Schritte zur Stakeholder-orientierten Personalarbeit

Wie könnte man die Neuausrichtung von HR starten?

Zunächst gilt es sich mit übergeordneten Trends, der Ausrichtung des eigenen Unternehmens und den Entwicklungen im Personalbereich wie beispielsweise demographischen Veränderungen auseinander zu setzen. Aus diesen strategisch orientierten Überlegungen ergibt sich die notwendige Organisationsform des Unternehmens und die dafür benötigten Mitarbeiterinnen.

Das Ziel des Personalbereichs sollte immer sein, professionelle Leistungen für die vielfältigen Stakeholder der HR zu erbringen. Das bedeutet zunächst die Stakeholder, also die Kundinnen der Personalverantwortlichen, und deren spezifische Anforderungen zu identifizieren. Wir sprechen hier von der Geschäftsführung, den Führungskräften, den Mitarbeiterinnen und den Bewerberinnen. Aus dieser Analyse ergibt sich die strategische Ausrichtung des Personalbereichs, um jenen spezifischen Mehrwert zu liefern, der relevante Kundenerwartungen nicht nur erfüllt, sondern übertrifft.

Ohne Digitalisierung werden wir das nicht schaffen!

Die Erfüllung der sich aus der Kundenanalyse ergebenden Leistungsansprüche ist nur mit einer gut durchdachten Digitalisierungsinitiative möglich. Das bedeutet, dass in einem nächsten Schritt sämtliche HR-Prozesse durchleuchtet werden müssen, um notwendige Automatisierungspotentiale daraus abzuleiten. Wichtig ist in diesem Kontext auch der Blick zurück aus der Zukunft, um zukunftstaugliche interne Abläufe für das Unternehmen entlang des Employee Life Cycle zu entwickeln und zu sichern.

Danach stellt sich die Frage, wie Prozesse automatisiert werden können, damit sie einerseits ressourcenschonend und andererseits attraktiv für die Stakeholder sind. Mitarbeiterinnen, die sich zu jeder Tageszeit oder während einer Arbeitsschicht selbst Informationen zu ihren offenen Urlaubstagen abholen können, werden sich von Personalseite her gut unterstützt fühlen. Führungskräfte, die auf Knopfdruck Informationen zu Leistungsdaten ihrer Mitarbeiterinnen oder zu aktuellen und geplanten Entwicklungsmaßnahmen über Dashboards abrufen können, erhalten konkret das Service, das sie für notwendige Entscheidungen benötigen.

Eine ganze Reihe digitaler Lösungen steht Unternehmen zur Verfügung.

Es gibt schon heute eine sehr große Auswahl etablierter und brandneuer IT-Lösungen für HR am Markt. Welche IT-Tools für welche Aufgabenstellung bzw. welches Unternehmen passen und die jeweiligen Wertschöpfungsprozesse unterstützen, ergibt sich einerseits aus den besprochenen Analysen, der gewünschten Neupositionierung des Personalbereichs und aus dem, was bereits im Unternehmen vorhanden ist. Nicht immer müssen bestehende Systeme vollständig ersetzt werden. Es kann sinnvoll sein, bereits vorhandene Anwendungen gezielt durch zeitgemäße Tools zu ergänzen, was aber wiederum erfordert, dass die gewählten Systeme auch schnittstellentauglich sind.

Haben sich die Personalverantwortlichen einmal für passende Tools entschieden, braucht es eine geeignete Umsetzungsstrategie und da gibt es einiges zu beachten: Neben finanziellen sind z.B. auch die notwendigen personellen Ressourcen bereitzustellen. Denn bis die neue Software administrative Aufgaben übernehmen kann, ist ja noch das aktuell bestehende Tagesgeschäft zu bewerkstelligen.

Hat die neue IT-Lösung einmal die Personalverantwortlichen entlastet, so sind diese zumindest ressourcenbezogen bereit, sich neuen, für das Unternehmen wertschöpfenden Aufgaben zu widmen und sich im Sinne der betriebswirtschaftlichen Ausrichtung des Unternehmens einzubringen. Damit geht eine Neupositionierung des Personalbereichs einher, der Entscheidungsträgerinnen eine kompetente Sparringpartnerin zur Seite stellt, welche ihnen u.a. entscheidungsrelevante Informationen aktuell und präzise zur Verfügung stellen kann.

Um in der Zukunft einen (Mehr)-Wert zu schaffen werden dafür jedenfalls Kompetenzträgerinnen benötigt, die betriebswirtschaftlich denken können und das jeweilige Businessmodell des Unternehmens im Detail kennen und verstehen. Diese können im Unternehmen beschäftigt sein oder je nach Situation von externer Seite beigezogen werden.  Nur mit diesem Anspruch können Personalverantwortliche die Entscheidungsträgerinnen in der Unternehmensführung qualifiziert unterstützen. Letztere müssen wiederum den Mehrwert der Personalarbeit erkennen und im Sinne der unternehmerischen Zielerreichung umgehend nutzen!

Dieser Blogbeitrag wurde verfasst von: Mag. Claudia Schwingenschlögl, Fa. SCHWINGENSCHLÖGL Consulting e.U., www.schwingenschloegl-consulting.com und Edith Neudhart, MBA MAS, functional solutions, www.prozesse-optimieren.at

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